Studenti koji žele sudjelovati u programu mobilnosti se prvo trebaju prijaviti na raspisani natječaj. Natječaj za mobilnost studenata se raspisuje početkom semestra za mobilnost u ljetnom i zimskom semestru iduće akademske godine.

Za Erasmus+ mobilnost u svrhu studijskog boravka prije prijave na Natječaj preporuča se odabrati moguća odredišta tj. najmanje jedno, a najviše tri visokoškolske institucije koje nude studijske programe i kolegije koji odgovaraju kolegijima koje bi student trebao slušati na matičnom odjelu u semestru mobilnosti. Izabrani kolegiji ne moraju biti identični onima koje bi student slušao na matičnom odjelu, a o njihovom izboru student se mora savjetovati s ECTS koordinatorom. Erasmus+ studijski boravak moguć samo na institucijama s kojima Sveučilište ima potpisan među-institucijski sporazum.

Studijski boravak na inozemnoj instituciji ne smije biti kraći od 3 mjeseca niti duži od 12 mjeseci.

Stručna praksa ne smije trajati kraće od 2 mjeseca niti dulje od 12 mjeseci uz uvjet da se odrađuje 30 do 40 sati tjedno. Stručna praksa se odrađuje u tvrtkama i drugim organizacijama u programskim zemljama pod uvjetom da djelatnost te organizacije ne obuhvaća programe EU.

Student je dužan samostalno kontaktirati instituciju u kojoj će obavljati mobilnosti i dogovoriti se oko pojedinosti, a već prije prijave na Natječaj mora ishoditi prihvatno pismo institucije domaćina na za to zadanom obrascu. Kriteriji odabira kandidata definiraju se Natječajem.

Erasmus+ financijska potpora izražena je u mjesečnim iznosima za boravak ovisno o akademskoj godini u kojoj se ide na mobilnost i o troškovima života u pojedinoj zemlji domaćinu. Studenti nižeg socioekonomskog statusa imaju se pravo prijaviti za dodatnu financijsku potporu prema natječaju. Zbog mogućih povećanih troškova kod realizacije razdoblja mobilnosti, studenti s invaliditetom imaju pravo na uvećan iznos financijske potpore sukladno posebnim potrebama koje proizlaze iz invaliditeta.

Financijsku potporu ne mogu dobiti studenti ako se njihov boravak paralelno financira iz sredstava Europske unije, a nacionalne/lokalne stipendije koje se ne financiraju iz sredstava EU, a koje student prima ne smatraju se dvostrukim financiranjem.

• Ugovor između studenta i Sveučilišta

Prije početka mobilnosti Sveučilište sklapa Ugovor o dodjeli financijske potpore za Erasmus+ mobilnosti studij/stručnu praksu sa odlaznim studentima kojim se reguliraju međusobna prava i obveze vezano uz primitak financijske potpore za sufinanciranje studijskog boravka/obavljanja stručne prakse na inozemnoj ustanovi. Ugovore potpisuju predstavnik Sveučilišta i korisnik potpore. Studenti prije započetog razdoblja mobilnosti trebaju s ECTS koordinatorom i inozemnom ustanovom dogovoriti plan i program studijskog boravka/stručne prakse s ciljem priznavanja ostvarenih rezultata po povratku na matičnu ustanovu.

• Learning Agreement for Studies je sastavni dio Ugovora za dodjelu financijske potpore za Erasmus+ studij kojeg potpisuju student, inozemna ustanova i Sveučilište. Learning Agreement for Studies sadrži popis kolegija koje će student pohađati na stranom visokom učilištu uz pripadajući broj ECTS bodova. Matično visoko učilište svojim potpisom jamči priznavanje razdoblja studiranja u inozemstvu nakon povratka studenta. Student šalje potpisani i ovjereni prijedlog LA na potpisivanje inozemnoj ustanovi koja ga potom vraća studentu/koordinatoru. Potpis ovlaštene osobe iz ustanove koja namjerava primiti studente jamstvo je da student ima pravo pohađati nastavu planiranih predmetnih jedinica/modula. Student čuva potpisani original Learning Agreement for Studies dok je Presliku Learning Agreement for Studies sa svim potpisima i pečatima student je dužan dostaviti Uredu za međunarodnu suradnju, ECTS i akademsko priznavanje.

Learning Agreement for Traineeships je sastavni je dio Ugovora za dodjelu financijske potpore za Erasmus+ stručnu praksu kojeg potpisuju student, inozemna tvrtka/ustanova/organizacija i Sveučilište. Learning Agreement for Traineeships sadrži opisane uloge i odgovornosti svih strana koje sudjeluju u organizaciji i izvedbi stručne prakse. Student šalje potpisani i ovjereni prijedlog LA na potpisivanje inozemnoj ustanovi koja ga potom vraća studentu/koordinatoru. Potpis ovlaštene osobe iz ustanove koja namjerava primiti studente jamstvo je da student ima pravo obavljati stručnu praksu. Student čuva potpisani original Learning Agreement for Training dok je presliku Learning Agreement for Training sa svim potpisima i pečatima student je dužan dostaviti Uredu za međunarodnu suradnju, ECTS i akademsko priznavanje. Stručnu praksu moguće je obaviti u tvrtkama, ustanovama, organizacijama i ostalim subjektima koje imaju status pravne osobe. Nisu prihvatljive institucije EU, a i ostala tijela EU-a, uključujući specijalizirane agencije, organizacije koje upravljaju programima EU-a kao što su nacionalne agencije (radi izbjegavanja mogućeg sukoba interesa i/ili dvostrukog financiranja).

• Prijava na inozemnu ustanovu (samo za studente koji idu na studijski boravak)

Nakon provedenog Natječaja Sveučilište će inozemnim ustanovama poslati pisma nominacije kojima će nominirati izabrane studente. Inozemna ustanova donosi konačnu odluku o prihvaćanju ili odbijanju kandidata. Student je dužan prijaviti se inozemnoj ustanovi. Student treba proučiti internetske stranice inozemne ustanove te prikupiti svu potrebnu dokumentaciju koja se od njega traži tj. ispuniti sve potrebne obrasce u dogovoru s inozemnom ustanovom. Neke visokoobrazovne ustanove imaju i on-line prijavu. Po načelima Erasmus programa studenti trebaju tražiti informacije za Erasmus studente. Studenti najčešće moraju ispuniti i dostaviti sljedeće dokumente: prijavni obrazac, obrazac za smještaj, prijepis ocjena, Learning Agreement, potvrdu o znanju jezika. Nakon što inozemna visokoobrazovna ustanova primi pismo nominacije od Sveučilišta te svu potrebnu dokumentaciju od studenta, izdati će studentu pozivno/prihvatno pismo (okvirno traje do mjesec i pol dana). Nakon što student dobije prihvatno pismo, može započeti s pripremom za razmjenu. Ako prihvatno pismo ne stigne u roku od mjesec i pol dana, student se mora obratiti kontakt osobi na inozemnoj ustanovi.

• Reguliranje zdravstvenog osiguranja

Student koji ostvaruje mobilnost obvezan je imati policu zdravstvenog osiguranja i dužan je sam pribaviti policu putnog zdravstvenog osiguranja. Kopija police se mora priložiti Ugovoru koji je sklopljen između Sveučilišta i studenta.

• Reguliranje boravka u inozemstvu

Studenti koji ostvaruju mobilnost u inozemstvu će ponekad morati imati vizu za boravak u državi sudionici programa. Ako se viza traži student je sam dužan pribaviti vizu i svu ostalu putnu dokumentaciju. Također student je dužan sam se pobrinuti za svoj smještaj (u nekim slučajevima se nudi pogodnost boravaka u studenskom domu na UVO gdje se ostvaruje mobilnost)