• Nastavno osoblje koje se prijavljuje na natječaj dužno je dostaviti Nastavani plan (Teaching Plan),  odnosno, nenastavano osoblje je dužno dostaviti Plan rada (Work Plan) Uredu za međunarodnu suradnju, ECTS i akademsko priznavanje s potpisom ovlaštene osobe i pečatom inozemne institucije na kojoj se ostvaruje mobilnost.

Nastavni plan mora uključivati plan predavanja koji je dogovoren s inozemnom visokoškolskom ustanovom, sadržaj predavanja, ciljeve, dodanu vrijednost koju pruža mobilnost i očekivane rezultate.

Plan rada treba sadržavati ciljeve, dodanu vrijednost koju pruža mobilnost, očekivane rezultate koji se tiču stečenih kompetencija, plan aktivnosti i, ukoliko je moguće, program rada. Sva odstupanja od prvobitnog plana moraju biti podrobno opisana u završnom izvješću.

• Ugovor između Sveučilišta i nastavnog/nenastavnog osoblja

Prilikom prijave na natječaj i nakon dogovora s partnerskom ustanovom, kandidat dostavlja vlastoručno potpisani nacrt plana rada/nastavnog plana i obrazac Acceptance Letter ustanovi primateljici na ovjeru koji zatim sukladno uputi iz natječaja predaje uz prijavu na interni natječaj. Nadalje, ukoliko je kandidat izabran za mobilnost, Sveučilište potpisuje i ovjerava nastavni plan/plan rada. Sva odstupanja od prvobitnog plana moraju biti podrobno opisana u završnom izvješću. Visoko učilište dužno je zatražiti povrat svih ili dijela sredstava ukoliko se ustanove velika odstupanja od planiranog i realiziranog plana rada/nastavnog plana za koja ne postoje objektivni razlozi. Svaki takav slučaj visoko učilište dužno je prijaviti Nacionalnoj agenciji.

Nakon provedenog Erasmus natječaja Sveučilište prije početka mobilnosti s odlaznim osobljem sklapa se Ugovor o dodjeli financijske potpore za Erasmus+ mobilnost osoblja kojim se reguliraju međusobna prava i obveze vezana uz primitak financijske potpore za sufinanciranje boravka na inozemnoj ustanovi. U slučaju da član osoblja pošalje zahtjev za promjenu u ugovoru ili da ta promjena ne ide na štetu člana osoblja, visoko učilište će dotičnome poslati dopis ili e-mail što će se smatrati dodatkom ugovora. Promjene koje utječu na iznos financijske potpore zahtijevaju potpisivanje dodatka ugovoru. 

Sporazum o mobilnosti u svrhu poučavanja (Staff Mobility Agreement for Teaching) je sastavni dio Ugovora o dodjeli financijske potpore za Erasmus+ mobilnosti u svrhu podučavanja kojeg potpisuju odlazno osoblje, Sveučilište i inozemna ustanova. Sporazum o mobilnosti u svrhu podučavanja sadrži program poučavanja na ustanovi domaćinu (nastavni program te očekivani utjecaj mobilnosti na profesionalni razvoj nastavnika, ali i studente s obje ustanove).

 Sporazum o mobilnosti u svrhu osposobljavanja (Staff Mobility Agreement for Training) je sastavni dio Ugovora o dodjeli financijske potpore za Erasmus+ mobilnosti u svrhu osposobljavanja kojeg potpisuju odlazno osoblje, Sveučilište i inozemna ustanova. Sporazum o mobilnosti sadrži program boravka na ustanovi domaćinu (ciljevi i aktivnosti koje će se provoditi tijekom mobilnosti, kao i očekivani rezultati). Član osoblja dužan je skenirano u PDF formatu dostaviti primjerak odgovarajućeg Sporazum o mobilnosti (Staff Mobility Agreement-a) sa svim potpisima i pečatima dostaviti Erasmus koordinatoru prije početka mobilnosti, a ujedno kao i uvjet za isplatu predujma potpore sukladno potpisanom gore navedenom ugovoru.

• Reguliranje potrebnih osiguranja

Osoblje je dužno biti zdravstveno osigurano za vrijeme boravka u inozemstvu. Osoblje je dužno samo pribaviti putno zdravstveno osiguranje. Preslika police osiguranja mora se priložiti Ugovoru između Sveučilišta i osoblja.

• Reguliranje boravaka

Osoblje koje sudjeluje u programu Erasmus+ možda će morati dobiti vizu za boravak u inozemstvu u državi sudionici u programu u kojoj se provodi aktivnost. Odlazno osoblje koje sudjeluje u mobilnosti dužno je samo se pobrinuti za dobivanje vize (ako je ista potrebna) i pronalaženje smještaja.